事務は“簡単”“誰にでもできる”それ本当？意外な落とし穴を解説

事務という仕事を、「簡単なことしかしない」「誰にでもできる」と思っていませんか？

事務ではない人はもちろん、事務をしている当人ですらそう思っている場合もあります。

今回は、「誰にでもできる」わけじゃない事務仕事の現実をご紹介したいと思います。

事務に転職したい人は、事務の良い面しか見えていないこともあります。

事務をしているけれど辛いという人は、事務仕事に必要なスキルの高さに気づいていないだけかもしれません。

理想やイメージのみではなく、大変な部分にも目を向けたうえで転職活動や仕事選びをすることで、ミスマッチを事前に防げますよ。

事務の意外な落とし穴①
ずっと静かに座っているのが当たり前

当然といえば当然のことながら、意外とツラいのがずっと座っていること。

買い物や銀行用務のために外出することもありますが、営業や現場に出る人と比べると圧倒的に社内にいる時間が長いのが事務員です。

長時間座りっぱなしで腰や背中を痛めるなんてことは日常茶飯事ですし、会社や部署によっては音楽やラジオも流れずシーンとした事務所で1日過ごさなければいけないことも。

そういう環境だと、自分が取った電話での会話を室内の全員に聞かれ、電話中にダメ出しされるなんてこともあります。

ずっと座ったまま静かな部屋で仕事をすることに耐えられず辞めていった人も、実際にいました。

事務の意外な落とし穴②
「文章を読んで文章を書く」が日常

事務仕事のメインは書類作成といっても過言ではありません。

事務の仕事を究極に端的に言えば、「字を読んで字を書くこと」だと私は思っています。

取引先・官公庁など、方々に提出しなければいけない書類を作成する必要がありますので、そのたびに記載要領（書類の書き方）を読み、その要領に沿って内容を埋めなければなりません。

よって、役所などの長～～～い文章を読むのが苦手だという人にとっては、かなりの苦行になると思います。

また、埋める内容は「名前」「住所」などの簡単な内容ばかりとは限りません。

仕事に関する「取り組み内容」や「状況説明」など、しっかり考えた文章を書く必要がある場面も出てきます。

例えば助成金や補助金の申請などで、自分の書いた文章のせいで審査に落ちてお金をもらえなかった……なんてことにもなりえるのです。

逆に言えば、字を読んだり書いたりすることが好きな人は、事務が向いているとも言えます。

事務の意外な落とし穴③
PCスキルがないと仕事にならない

当たり前のようで誤解されがちなのですが、事務は思った以上にパソコンの操作スキルを求められます。

「自分はタッチタイピング（ブラインドタッチ）ができるし、WordもExcelも使えるから大丈夫！」と思っている方も多いかもしれませんが、事務にとってタッチタイピングは当たり前。

WordやExcelは「文字入力ができる」「フォントや文字サイズを変えられる」「SUM関数を使える」くらいでは仕事にならないのが現実です。

事務が作る資料は、ビジネス文書・上司の好みに合わせた提案書・膨大な量のリストなど多岐に渡る上、どれも短時間で正確に作らなければいけません。

そのためには、WordやExcelのありとあらゆる機能やショートカットを把握し、効率よく作業できる必要があるのです。

またほとんどの職場では、Word・Excelだけで仕事が済むことはありえません。

大抵はその職場における業務用ソフトがありますので、その取扱い方をいち早く覚える必要も出てきます。

Wordなどのアプリケーションソフトだけではなく、パソコン本体の扱いに慣れていることを求められる場合もあります。

パソコンの動作が重かったり、何故か共有HDDを読み込まないなど、パソコン周りのトラブルは必ず起こります。

こういうときに、専門スタッフや業者に頼る前に事務員が程度解決できれば、時間を無駄にせずに済みます。

ただ、パソコンスキルに関しては、仕事をしながらいくらでも覚えられるものでもあります。

今は何もスキルがなくても、パソコン操作や扱いに苦手意識が無ければ事務に向いているかもしれません。

事務の意外な落とし穴④
コミュニケーション能力が誰よりも必要

事務は社内にこもりやすい仕事なので、コミュニケーション能力が必要ないと思われがち。

しかし事務は、実は誰よりもコミュニケーション能力が必要な仕事なんです。

例えば、営業職はコミュニケーション能力が必須の仕事ですが、関わる人の多くは社外の人。

仕事のしかたによっては交流をどんどん広げることもできますが、そのぶん1人1人に割ける時間は短く、広く浅い交流になります。

対して事務は、関わる社外の人といえば出入りの業者さんくらい。

コミュニケーションをとる必要のある人のほとんどが、社内の人になるのです。

社内の人とのコミュニケーションといえば、仕事を依頼したりされたり、報連相がメインですよね。

そこをうまくできるかできないかで、自分の仕事のしやすさも、相手からの信頼も大きく変わります。

交流範囲が狭いと、一度悪い印象を持たれてしまったら回復するのは至難の業。

日頃からしっかりコミュニケーションを取っておいて、失敗したときもすぐ立て直せるような人間関係を作っておくことが重要な仕事です。

そんなわけで、日常的な深いコミュニケーションが得意な人のほうが絶対に事務に向いていると思います。

仕事におけるコミュニケーション能力とは「誰とでも仲良くなる能力」ではありませんが、人と話すのが苦手な人は事務には向いていないということをぜひ知っておいてほしいです。

まとめ

いかがでしたか？

事務は、他の仕事をしている人たちがいちばんよく見えるポジションでもあります。

「仕事を頑張る皆さんを見守りながら、事務も頑張って仕事をしている」ということを知っていただけたら何よりです。

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