協会けんぽでは、令和6年9月から順次「資格情報のお知らせ」という書類を各事業所へ送付しています。
春先から各健康保険協会や健保組合でお知らせされていたと思いますが、よくわからず読み飛ばしていた事務員さんも多いのではないでしょうか？
そういえば何かが届くって告知されていたような気がするけど、ちゃんと見ていなかった……
全従業員ぶん届いたけど「資格情報のお知らせ」って何？どうすればいいの？
今回は、そんな「資格情報のお知らせ」について会社の事務員がすべきことや、把握しておくべきことを詳しく解説します。
「資格情報のお知らせ」がまだ届いていない人も、届いたし配ったけど何なのかよくわかっていない……という人も、ぜひこの記事を読んでみてください。
「資格情報のお知らせ」って何？
「資格情報のお知らせ」とは、令和6年9月から順次発行され事業所へ送付されている書類です。
資格情報のお知らせには、健康保険証に書かれているのとほぼ同じ情報が載っています。
唯一違うのが、確認のためマイナンバーの下4桁が記載されていること。このマイナンバーに誤りがないかを確認するのが「資格情報のお知らせ」の主な目的です。
政府は令和6年12月2日にはこれまでの健康保険証の新規発行を終了し、できるだけマイナ保険証(マイナンバーカードを保険証として利用する機能)で病院にかかることを推奨しています。
そのため、保険証を発行する側が現時点で把握している個人のマイナンバーに誤りがないか、今から確認を進めているのです。
下4桁のみとはいえマイナンバーの一部が記載されているので、この書類は1人ぶんずつ封のされた封筒に入った状態で届きます。
自分の名前が書かれている封筒以外を開けてしまわないよう、十分注意しましょう。
封筒にも本人以外が開封しないよう大きく書かれています！
「資格情報のお知らせ」が届いたらすること
「資格情報のお知らせ」は、ほぼすべての従業員ぶんが大きな封筒や箱でまとめて届きます。
ここからは、この大きな封筒が届いたら会社の事務員は何をすれば良いかを解説します。
小さな封筒は開けずにそのまま従業員に配る
郵送されてきた大きな封筒を開けると、中に長3サイズの小さな封筒が(最低でも)従業員数ぶん入っています。
この長3封筒は、前述の通り名前の書かれている本人しか開けてはいけない書類なので、封を切らずにそのまま各従業員に配りましょう。
従業員の扶養になっている人のぶんも従業員に渡す
従業員本人だけでなく、従業員の扶養に入っている人の名前が書かれた封筒も一緒に届きます。
これも扶養している従業員に一緒に渡しましょう。「ご家族へ渡してください」と伝えればOKです。
退職した人・扶養から外した人の「資格情報のお知らせ」は？
長3の封筒を渡すため仕分けしていたら、退職してもういない人や、扶養から外す手続きをした従業員家族のぶんが入っていた……。
そんなときは、次の通り対処すればOKです。
同封されている返信用封筒で返却すればOK
協会けんぽの「資格情報のお知らせ」には、返信用の封筒が同封されています。
これは退職してすでにいない人の封筒を返却するように同封されているものなので、これを使って返却してしまえばOKです。
扶養から外す手続きをした人も同様に、返却してしまって問題ありません。
なぜ退職した人・扶養から外した人の封筒があるの？
協会けんぽから令和6年9月に発行された「資格情報のお知らせ」は、令和6年6月7日時点での加入者情報に基づいて作成されています。
よって令和6年6月8日以降に退職した人や、扶養から外す手続きをした人は今回の情報に反映されておらず、封筒が届いてしまうわけです。
いつ時点の情報で作成しているかは保険者によって違うので、協会けんぽ以外の健康保険に加入している事業所は加入している保険者の情報を確認してみてくださいね。
在籍しているのに・扶養に入れたのに「資格情報のお知らせ」が来ていない人がいる！
逆に、在籍しているのに、もしくは扶養に入れる手続きをしたのに「資格情報のお知らせ」が届いていない人がいる場合もあります。
手続きをしたのが最近だと「資格情報のお知らせ」が今は届かない
前述のとおり、協会けんぽでは令和6年6月7日時点での加入者情報で「資格情報のお知らせ」を作成しています。
よって令和6年6月8日以降に入社した人や、扶養に入れる手続きをした人の「資格情報のお知らせ」は、令和6年9月近辺での郵送では届きません。
「資格情報のお知らせ」が届いていない人を発見したら、焦らず手続きをした日付を確認してみてくださいね。
もっと以前に資格取得・扶養の手続きを済ませているのに届いていない人がいたら、管轄の協会けんぽ支部等に問い合わせてみましょう。
令和7年1~2月に届く予定なのでご安心を
まだ届いていない人、つまり令和6年6月8日以降に手続きをした人のぶんは、協会けんぽでは令和7年1月22日から順次送付が予定されています。
少し先になってしまうので、心配される新入社員の人もいるかもしれません。
いつ届くのか聞かれたときは、年明けになることと、この「資格情報のお知らせ」がないと病院に行けないわけではないことを一緒に教えてあげましょう。
「資格情報のお知らせ」カードは保険証の代わりにはなりません！
「資格情報のお知らせ」には、切り取り線で切り取るとカードの形になる部分があります。
「このカード部分を今後保険証の代わりとして使える」と思い込んでいる人もいるかもしれませんが、残念ながらこれは保険証の代わりとしては使えないのです。
この「資格情報のお知らせ」カードは、マイナ保険証と一緒に持って初めて効力を発揮します。
病院によっては、マイナ保険証のカードリーダー機器を導入していない場合があります。
導入していない病院ではマイナ保険証のICチップを読み込めないため、保険証の情報を取得できないのです。
そのときに保険証の情報を確認できるよう、この「資格情報のお知らせ」カードが作られました。
よって「資格情報のお知らせ」カードは、単体で保険証の代わりとして使うことはできません。
「資格情報のお知らせ」カードは、マイナンバーカードと一緒にしておくよう声掛けすると良いですね。
「じゃあこれまでみたいに保険証代わりに使えるカードは無くなるの？」「マイナ保険証にするしかないの？」と思った人は、こちらの記事をぜひご覧ください。
まとめ：マイナ保険証との関係を理解して、しっかり説明できるようにしておこう
マイナ保険証の普及に向けて、新しい書類が続々と登場しています。
慣れた物事が切り替わるときは、いつでも混乱がつきものですよね。
多くの従業員さんが「なんだこれ？」と思うことが予想されますので、先どって把握しておきましょう。
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